Birokrasi , bentuk khusus organisasi yang didefinisikan oleh kompleksitas, pembagian kerja, kepermanenan, manajemen profesional, koordinasi dan kontrol hierarkis, rantai komando yang ketat, dan otoritas hukum. Ini dibedakan dari organisasi informal dan kolegial. Dalam bentuk idealnya, birokrasi bersifat impersonal dan rasional dan didasarkan pada aturan daripada ikatan kekerabatan, persahabatan, atau otoritas patrimonial atau karismatik. Organisasi birokrasi dapat ditemukan di lembaga publik dan swasta.

Kuis Organisasi Dunia: Fakta atau Fiksi? Organisasi Perjanjian Atlantik Utara terbatas pada negara-negara Eropa.

Karakteristik dan paradoks birokrasi

Ahli teori birokrasi terkemuka adalah sosiolog Jerman Max Weber (1864-1920), yang menggambarkan karakteristik ideal birokrasi dan menawarkan penjelasan untuk kemunculan historis lembaga-lembaga birokrasi. Menurut Weber, ciri-ciri birokrasi yang menentukan dengan tajam membedakannya dari jenis organisasi lain yang didasarkan pada bentuk otoritas yang tidak ilegal. Weber mengamati bahwa keunggulan birokrasi adalah bahwa itu adalah bentuk organisasi yang paling mahir secara teknis, memiliki keahlian khusus, kepastian, kontinuitas, dan persatuan. Munculnya birokrasi sebagai bentuk organisasi yang disukai terjadi dengan munculnya ekonomi berbasis uang (yang pada akhirnya menghasilkan pengembangan kapitalisme) dan kebutuhan yang hadir untuk memastikan transaksi impersonal, rasional-hukum. Organisasi instrumental (mis.,perusahaan bisnis saham publik) segera muncul karena organisasi birokrasi mereka melengkapi mereka untuk menangani berbagai tuntutan produksi kapitalis secara lebih efisien daripada produsen skala kecil.

Stereotip birokrasi kontemporer cenderung menggambarkannya sebagai tidak responsif, lesu, tidak demokratis, dan tidak kompeten. Akan tetapi, teori birokrasi Weber menekankan tidak hanya keunggulan teknis dan kecakapan komparatifnya, tetapi juga menghubungkan dominasinya sebagai suatu bentuk organisasi dengan berkurangnya sistem kasta (seperti feodalisme) dan bentuk-bentuk hubungan sosial yang tidak adil berdasarkan status seseorang. Dalam bentuk murni organisasi birokrasi, aturan dan prosedur universal akan mendominasi, menjadikan status atau koneksi pribadi tidak relevan. Dalam bentuk ini, birokrasi adalah lambang standar universal di mana kasus-kasus serupa diperlakukan sama seperti dikodifikasi oleh hukum dan peraturan, dan di mana selera dan kebijaksanaan individu dari administrator dibatasi oleh aturan proses hukum.Terlepas dari stereotip merendahkan yang merajalela dari birokrasi, sebuah sistem pemerintahan yang didasarkan pada hukum menuntut birokrasi berfungsi.

Namun demikian, kata birokrasi dan birokrat biasanya dipikirkan dan digunakan secara merendahkan. Mereka menyampaikan gambar-gambar birokrasi, peraturan dan regulasi yang berlebihan, tidak terbayangkan, kurangnya keleluasaan individu, kontrol pusat, dan tidak adanya akuntabilitas. Jauh dari dipahami sebagai mahir, penggambaran kontemporer populer sering melukis birokrasi sebagai tidak efisien dan kurang dalam kemampuan beradaptasi. Karena karakteristik yang menentukan keunggulan birokrasi organisasi juga mengandung kemungkinan disfungsi organisasi, baik penggambaran birokrasi yang menyanjung dan tidak menarik bisa akurat. Dengan demikian, karakteristik yang membuat birokrasi mahir secara paradoks juga dapat menghasilkan patologi organisasi.

Kompetensi yurisdiksi

Kompetensi yurisdiksi adalah elemen kunci dari organisasi birokrasi, yang dipecah menjadi unit dengan tanggung jawab yang ditentukan. Pada dasarnya, kompetensi yurisdiksi mengacu pada spesialisasi birokrasi, dengan semua elemen birokrasi memiliki peran yang ditentukan. Tanggung jawab individu melebar dengan gerakan ke atas melalui hierarki organisasi. Pembagian kerja organisasi memungkinkan unit dan individu dalam suatu organisasi untuk menguasai detail dan keterampilan serta mengubah novel menjadi rutinitas. Meskipun pembagian kerja sangat efisien, itu dapat menyebabkan sejumlah patologi organisasi yang berbahaya; sebagai contoh,unit atau individu mungkin tidak dapat mengidentifikasi dan merespons secara memadai masalah di luar kompetensi mereka dan dapat mendekati semua masalah dan prioritas secara eksklusif dari bidang kemampuan khusus unit. Fitur birokrasi ini juga dapat menyebabkan unit organisasi mengelak dari tanggung jawab dengan memungkinkan mereka untuk mendefinisikan masalah sebagai milik beberapa unit lain dan dengan demikian meninggalkan masalah tanpa pengawasan. Atau, setiap unit dalam suatu organisasi cenderung menghadapi masalah yang cocok terutama dengan minat, keterampilan, dan teknologinya sendiri.setiap unit dalam organisasi cenderung menghadapi masalah yang cocok terutama dengan minat, keterampilan, dan teknologinya sendiri.setiap unit dalam organisasi cenderung menghadapi masalah yang cocok terutama dengan minat, keterampilan, dan teknologinya sendiri.

Komando dan kontrol

Birokrasi memiliki garis komando dan kontrol yang jelas. Otoritas birokrasi diatur secara hierarkis, dengan tanggung jawab diambil di atas dan didelegasikan dengan mengurangi keleluasaan di bawah. Karena risiko parokialisme organisasi yang dihasilkan oleh kompetensi yurisdiksi yang terbatas dan spesifik, kapasitas untuk mengoordinasikan dan mengendalikan multiplisitas unit sangat penting. Otoritas adalah perekat yang menyatukan keragaman dan mencegah unit melakukan kebijaksanaan yang tidak terkendali. Namun, beberapa fitur kehidupan birokrasi telah menerima begitu banyak perhatian yang merugikan sebagai peran otoritas hierarkis sebagai sarana untuk mencapai komando dan kontrol organisasi. Kritik populer menekankan bahwa organisasi hierarkis mencekik impuls kreatif dan menyuntikkan mode perilaku yang sangat hati-hati berdasarkan harapan apa yang mungkin diinginkan oleh atasan.Komando dan kontrol, yang diperlukan untuk mengoordinasikan elemen-elemen berbeda dari organisasi birokrasi, memberikan peningkatan tanggung jawab, pendelegasian, dan mengurangi keleluasaan ke bawah.

Kontinuitas

Keberlanjutan adalah elemen kunci lain dari organisasi birokrasi. Otoritas rasional-hukum mensyaratkan aturan dan prosedur yang seragam untuk dokumen tertulis dan perilaku resmi. File birokrasi (yaitu, catatan masa lalu) memberikannya memori organisasi, sehingga memungkinkannya untuk mengikuti prosedur operasi standar dan preseden. Kemampuan untuk menggunakan prosedur operasi standar membuat organisasi lebih efisien dengan mengurangi biaya yang melekat pada setiap transaksi yang diberikan. File organisasi mencatat prosedur, perilaku pendahuluan, dan catatan personel. Mereka juga memungkinkan suatu organisasi untuk terus menerus dan, dengan demikian, tidak tergantung pada kepemimpinan tertentu. Secara keseluruhan, kesinambungan sangat penting untuk kapasitas organisasi untuk mempertahankan identitasnya dan bahkan budayanya. Tanpa catatannya,tidak mungkin mempertahankan transaksi yang didasarkan pada legalitas. Namun kesinambungan juga memiliki sisi disfungsional, memimpin organisasi untuk berperilaku dapat diprediksi dan konservatif atau, lebih buruk mungkin, hanya secara refleksif. Kontinuitas juga dapat menyebabkan birokrasi mengulangi secara teratur kegiatan yang mungkin tidak akurat dan dengan demikian ketidakakuratannya terakumulasi.

Profesionalisasi

Profesionalisasi manajemen, elemen dasar birokrasi lainnya, membutuhkan korps pejabat penuh waktu yang perhatiannya dikhususkan untuk tanggung jawab manajerialnya. Dalam pemerintahan, profesionalisasi berada di tangan korps pegawai negeri yang posisinya umumnya diperoleh melalui berlalunya ujian berdasarkan prestasi. Layanan sipil kadang-kadang dianggap sebagai pemerintahan permanen, berbeda dari politisi sementara yang hanya melayani untuk waktu yang terbatas dan dengan senang hati para pemilih dalam sistem politik yang demokratis.

Dalam bisnis dan organisasi birokrasi nonpemerintah lainnya, ada juga kader manajer yang profesional. Profesionalisasi meningkatkan keahlian dan kontinuitas dalam organisasi. Bahkan ketika organisasi untuk sementara waktu menjadi pemimpin atau mengalami gejolak di posisi kepemimpinan puncak mereka, kader profesional membantu menjaga keseimbangan organisasi. Keunggulan profesionalisasi jelas: tanpa korps profesional, organisasi akan menderita krisis yang disebabkan oleh ketidakmampuan. Profesionalisasi dengan demikian berkontribusi pada kemahiran teknis unggul yang diklaim Weber adalah ciri khas organisasi birokrasi.

Terlepas dari kebajikannya, profesionalisasi juga membawa risiko potensial. Seringkali korps profesional para pakar manajerial itu sendiri menjadi sumber kekuatan terselubung karena ia memiliki pengetahuan unggul dibandingkan dengan mereka yang merupakan atasan nominal tetapi atasan sementara. Berdasarkan pengalaman yang lebih besar, penguasaan detail, dan pengetahuan organisasi dan substantif, birokrat profesional dapat menggunakan pengaruh yang kuat terhadap keputusan yang dibuat oleh para pemimpin mereka. Keberadaan birokrat yang kuat menimbulkan masalah akuntabilitas dan tanggung jawab, terutama dalam sistem demokrasi; para birokrat seharusnya adalah agen para pemimpin mereka, tetapi pengetahuan superior mereka yang mendetail dapat menempatkan mereka pada posisi yang sangat diperlukan. Selain itu, meskipun korps pejabat tetap membawa keahlian dan penguasaan detail ke pengambilan keputusan,itu juga memperdalam konservatisme bawaan birokrasi. Korps permanen biasanya skeptis terhadap kebaruan karena esensi organisasi birokrasi adalah mengubah kebaruan masa lalu menjadi rutinitas saat ini. Birokrat profesional, baik mereka di sektor sipil atau swasta, juga cenderung mendukung status quo organisasi karena investasi mereka (misalnya, pelatihan dan status) terikat padanya. Akibatnya, semakin profesional kader menjadi, semakin besar kemungkinan untuk melawan intrusi kekuatan eksternal.pelatihan dan status) terikat padanya. Akibatnya, semakin profesional kader menjadi, semakin besar kemungkinan untuk melawan intrusi kekuatan eksternal.pelatihan dan status) terikat padanya. Akibatnya, semakin profesional kader menjadi, semakin besar kemungkinan untuk melawan intrusi kekuatan eksternal.

Aturan

Aturan adalah urat nadi organisasi birokrasi, memberikan dasar yang rasional dan berkesinambungan untuk prosedur dan operasi. File organisasi menyediakan inventaris akumulasi aturan. Keputusan birokrasi dan — terutama — prosedur didasarkan pada aturan dan preseden yang dikodifikasikan. Meskipun kebanyakan orang tidak menyukai aturan yang menghambatnya, keberadaan aturan adalah karakteristik dari otoritas legal-rasional, memastikan bahwa keputusan tidak sewenang-wenang, bahwa prosedur standar tidak mudah dielakkan, dan ketertiban dipertahankan. Aturan adalah esensi birokrasi tetapi juga kutukan para pemimpin yang ingin menyelesaikan sesuatu dengan cara mereka secara instan.

Aturan menahan perilaku sewenang-wenang, tetapi mereka juga dapat memberikan penghalang yang kuat untuk mencapai prestasi. Akumulasi peraturan kadang-kadang mengarah pada pengembangan inkonsistensi, dan prosedur yang diperlukan untuk mengubah elemen status quo dapat menjadi sangat sulit sebagai akibat dari karakter birokrasi yang didorong oleh aturan. Satu perspektif menyatakan bahwa kepatuhan ketat terhadap aturan membatasi kemampuan birokrasi untuk beradaptasi dengan keadaan baru. Sebaliknya, pasar, yang dapat beroperasi dengan sangat sedikit aturan, memaksa adaptasi cepat terhadap perubahan keadaan. Namun, sebagian besar organisasi bisnis besar diatur dalam bentuk birokrasi karena hierarki dan tanggung jawab yang didelegasikan mengurangi biaya transaksi dalam pengambilan keputusan.

Ringkasan

Dengan demikian, elemen paling dasar dari organisasi birokrasi murni adalah penekanannya pada keteraturan prosedural, sistem hierarki akuntabilitas dan tanggung jawab, spesialisasi fungsi, kontinuitas, dasar hukum-rasional, dan konservatisme mendasar. Munculnya kapitalisme dan penekanan pada transaksi mata uang standar di atas dan di atas sistem barter menciptakan kebutuhan akan bentuk-bentuk organisasi birokratis baik di sektor swasta maupun publik. Namun, elemen-elemen kritis dari bentuk birokrasi organisasi juga dapat saling bertentangan dan seringkali menjadi dasar kritik yang menganggap birokrasi sebagai disfungsional. Singkatnya, apa yang membuat birokrasi berfungsi juga mungkin bertentangan dengannya.